15. Organisaatioasetukset

Organisaatioasetuksia tarkastellaan ja hallitaan klikkaamalla kiinteistön tiedot -ikkunassa Asetukset -valikosta Organisaatioasetukset -painiketta. Tällöin aukeaa organisaatioasetusten valikko, jossa on valittavana seuraavat toiminnot: Asiakirjat, Hallintoyksiköt, Huolto-ohjelma, Kalenteri, Tervetuloa taloon, Vikailmoitukset, Käyttöoikeusprofiilit, Liputus ja Vastuunjakotaulukot.

15.1. Asiakirjat¶

Asiakirjat -valikossa määritellään uusille kiinteistöille luotavat asiakirjaryhmät Asiakirjat -osioon. Uusi ryhmä lisätään klikkaamalla Lisää asiakirjaryhmä -painiketta. Aiemmin luotu ryhmä poistetaan klikkaamalla Poisto -painiketta. Aiemmin luotua ryhmää muokataan klikkaamalla Muokkaus -painiketta, minkä jälkeen tehdään halutut muutokset ja klikataan Tallenna -painiketta. Peru -painikkeella muutoksia ei tallenneta. Klikkaamalla Päivitä asiakirjaryhmät kiinteistöihin -painiketta, saadaan tehdyt lisäykset, poistot ja muokkaukset päivitettyä kaikille kohteille.

15.2. Hallintoyksiköt¶

Hallintoyksiköt -valikossa määritellään organisaation hallintoyksiköt. Hallintoyksikköjä voi olla kahta eri tyyppiä. Hallintoyksikkö voi olla esimerkiksi seurakunta, alueellinen osasto, tai toimintayksikkö. Hallintoyksiköllä on oma tervetuloa taloon -sivu ja sille voi esimerkiksi luoda oman huolto-ohjelman. Hallintoyksikköön voi kuulua vapaasti valittava joukko kiinteistöjä.

Hallintoyksiköt perustetaan antamalla ainakin Tyyppi 1 -kohtaan halutun hallintoyksikön tyyppi ja tallentamalla muutos. Tämän jälkeen klikkaamalla Lisää hallintoyksikkö -painiketta ja annetaan perustettavan hallintoyksikön tyyppi ja nimi ja klikataan Tallenna -painiketta.

Hallintoyksikköön voidaan liittää kiinteistöt klikkaamalla halutun hallintoyksikön edessä olevaa plussapainiketta. Aukeavassa näkymässä näkyvät ylinnä hallintoyksikköön jo mahdollisesti kuuluvat kiinteistöt, joita voi poistaa klikkaamalla niiden nimen edessä olevaa poisto-painiketta. Kiinteistöjä lisätään rastimalla niiden edessä olevia ruutuja. Kun halutut kohteet on valittu, painetaan Tallenna -painiketta. Järjestelmän normaalit suodatustoiminnot ovat myös käytettävissä. Edelliseen näkymään palataan tallentamatta klikkaamalla Takaisin -painiketta.

15.3. Huolto-ohjelma¶

Huolto-ohjelma -valikossa määritetään raportoitavat määrätiedot sekä päiväkirjamerkintöjen raportoitavat määrätiedot.

Raportoitavat määrätiedot tarkoittavat tietoja, joista halutaan laatia koontiraportteja. Huoltokohteiden ja huoltopakettien ominaisuustietoja voi merkitä raportoitaviksi määrätiedoiksi, jolloin valitaan määrätiedon tyyppi. Näistä tiedoista voi tulostaa raportteja tyypeittäin. Uusi määrätieto lisätään klikkaamalla Lisää raportoitava määrätieto -painiketta. Aiemmin luotu määrätieto poistetaan klikkaamalla poisto -painiketta. Aiemmin luotua määrätietoa muokataan klikkaamalla muokkaus-painiketta.

Päiväkirjamerkinnän raportoitava määrätieto on tieto, jolla voidaan päiväkirjamerkintöjen yhteyteen tallentaa erilaisia määrätietoja halutuista asioista, kuten jäähdytysaineista, hiekoituksista, ja kaikesta mitä halutaan kirjata määrämuotoisena ja määrineen päiväkirjamerkintään.

15.4. Kalenteri¶

Kalenterimerkinnät
Kalenteri -valikossa määritetään kalenterimerkintöjen tyypit, joiden avulla kalenterimerkintöjä voidaan tarvittaessa raportoida. Uusi tyyppi lisätään klikkaamalla >> Lisää tyyppi -linkkiä. Aiemmin luotu tyyppi poistetaan klikkaamalla Poisto -painiketta. Aiemmin luotua tyyppiä muokataan klikkaamalla pencil -painiketta.

Huolto-ohjelmamuutokset
Kalenterin kautta lisätyille huolto-ohjelmamuutoksille voidaan määrittää vastuuhenkilö alasvetovalikosta. Käyttäjän on oltava vastuuhenkilönä pääkohteella näkyäkseen valikossa.

Katselmuksen laadinta
Kalenteri-osiossa täytettäviä katselmuspohjia voidaan luoda valitsemalla >> Lisää uusi katselmuspohja. Lomakepohjaan laaditaan kysymyksiä ja kysymyksille valitaan arvosteluasteikko. Vaihtoehtoina ovat kyllä/ei-asteikko tai vapaavalintainen numeerinen asteikko, jolloin määritetään lähtö- ja loppuarvo sekä jakoväli (esim. alkuarvo 0, loppuarvo 5, jakoväli 1 antaisi vaihtoehdoiksi 0-1-2-3-4-5).

• Ensiksi annetaan katselmuspohjalle nimi ja painetaan Tallenna -painiketta.
• Seuraavaksi valitaan katselmuspohja listasta ja luodaan pohjalle kysymysryhmiä.
• Kysymysryhmän alle luodaan kysymyksiä ja niille määritetään arvosteluasteikko.

Kalenterimuistutukset
Katselmuspohjan kysymyksiä ei voi muuttaa, mikäli katselmuksia on jo tehty kyseisellä pohjalla. Tällöin varmistetaan, että katselmukset säilyvät vertailukelpoisina. Käytössä olevan katselmuspohjan poistaminen on myös estetty.

Katselmuksen ulkoasua ja toimintoja voidaan myös räätälöidä käyttäjän tarpeiden mukaan, tästä saa lisätietoa kysymällä osoitteesta tuki@haahtela.fi.

Kalenterissa erääntymässä olevista tehtävistä voidaan lähettää haluttaessa muistutukset suoraan huoltajalle joka on määrätty tehtävälle, tai koontimuistutuksena esimerkiksi työnjohtajalle. Tarkasteluvälin valinnalla voidaan määrittää monenko kuukauden tulevat ja kuittaamattomat menneet tehtävät otetaan mukaan muistutukseen, sekä ajankohdan koska muistutukset lähetetään käyttäjille.

15.5. Tervetuloa taloon¶

Uusille kiinteistöille luotavat otsikot
Tervetuloa taloon -valikossa määritetään uusien kiinteistöjen Tervetuloa taloon -sivujen otsikot, joita halutaan käyttää. Uusi otsikko lisätään klikkaamalla >> Lisää otsikko -linkkiä.

Uusien kiinteistöjen oletusroolit
Kohteille voidaan määrittää oletusrooleja, joille voidaan valita osapuoli Osapuoliluettelosta.
Osapuolten järjestys voidaan asettaa raahaamalla osapuolet haluttuun järjestykseen. Ominaisuudella on tarkoitus ohjata käyttämään kaikilla kohteilla samaa nimikkeistöä. Lisäykset ja muutokset nimikkeistöön saadaan päivitettyä kaikille kohteille yhdellä napin painalluksella.

15.6. Vikailmoitukset¶

Vikailmoitukset -valikossa määritetään seurattavat vikailmoitustyypit, kohteiden vastuuhenkilöt, julkisten vikailmoituslomakkeiden tiedot ja jakelut.

15.6.1. Vikatyypit¶

Vikatyypit -välilehdellä käyttäjä voi seurata ja raportoida tietynlaisia vikailmoituksia. Vikatyyppejä voivat olla esim. ilkivaltaviat, päivystystyöt, vuosikorjaustyöt ja reklamaatiot. Halutut vikailmoitustyypit kirjoitetaan ikkunan yläreunan laatikoihin ja klikataan -painiketta. Mikäli muutoksiin ollaan tyytymättömiä, klikataan -painiketta.

15.6.2. Vastuuhenkilöt¶

Vastuuhenkilöt -välilehdellä, voidaan valita kohteelle vastuuhenkilö ja mikäli käytössä on useampi ohjelmatyyppi, voidaan jokaiselle ohjelmatyypille valita oma vastuuhenkilö. Vastuuhenkilölle osoitetaan julkiselta vikailmoituslomakkeelta tulevat vikailmoitukset. Vastuuhenkilöt voidaan valita kohteittain kunkin kohteen nimen perässä olevalta alasvetolistalta.

Lisäksi nämä kiinteistökohtaiset oletusvastuuhenkilöt näkyvät vihreällä värillä korostettuna kunkin kohteen vikailmoitusten vastuuhenkilölistalla.

Mikäli organisaatiolla on käytössä tekstiviesti-ilmoitukset, näkyy kunkin kohteen perässä valintaruutu ja matkapuhelimen kuvake. Rastittamalla ruudun, kyseiselle kohteelle tehtävistä vikailmoituksista lähtee tekstiviesti kohteen vastuuhenkilölle.

Tekstiviestitoiminnosta tulee erikseen sopia Haahtela yhtiöiden kanssa.

15.6.3. Kaavakkeet¶

Kaavakkeet -välilehdellä hallitaan Julkisia vikailmoituslomakkeita. Julkinen vikailmoituslomake sijaitsee Haahtelan palvelimella, jolloin käyttäjä lisää omille verkkosivuilleen linkin tähän lomakkeeseen tai upottaa sen omaan verkkosivuunsa.

Muokattavat kaavakkeet
Vikailmoituskaavake lisätään klikkaamalla >> Lisää kaavake -linkkiä. Uusi kaavake tule näkyviin sivun viimeiseksi. Kaavake voidaan muuttaa käyttäjän muokattavaksi klikkaamalla Muokattava kaavake -valinta päälle. Lomakkeen voi poistaa Poisto-kuvakkeesta.

Muokattaville kaavakkeille voidaan valita yhteisesti kiinteistöt, joille voi vikailmoituksia lähettää. Lisäksi jokaiselle kaavakkeelle voidaan lisätä omat kiinteistörajaukset. Eli kaavake voi olla myös kohdekohtainen, niin haluttaessa.

Kaavake suositellaan laadittavan seuraavasti

• Lisää kaavake
• Määritä kaavake muokattavaksi
• Valitse lisää aihe lomakkeeseen -valikosta kohta Yleinen ja valitse valikon vierestä plussapainike
  • Lisättyyn Yleinen -kohtaa tulee näkyviin oma valikko, josta valitaan ensin vikailmoitussivun otsikko Pääotsikko-valinnalla, annetaan haluttu Pääotsikko ja valitaan plussapainike
  • Tämän jälkeen lisätään halutut kohdat, kuten vikailmoituskaavakkeen Selite-kenttä ja annetaan siihen haluttu teksti
  • Yleinen osioon lisätään myös Kiintistön valinta, joka on aina pakollinen kenttä. Tämä voi olla heti lomakkeen alkuosassa, tai missä tahansa muussa kohdassa, joka on tyypiltään Yleinen
  • Tarve/Työ -kenttään kirjataan tarkempi vikakuvaus, tai esim. työtilaus
  • Yleinen -osaan voidaan liittää myös liitetiedoston lisäysmahdollisuus valinnalla Liitetiedosto
• Yleisen osion lisäksi ohjelmassa on myös vikatyyppivalinta, josta voidaan haluttaessa lisätä samalle kaavakkeelle eri vikatyyppivalinnat, jotka ohjaavat vikailmoitukset eri vikatyypeille ja täten mahdollistaa niiden erilliset raportoinnit. Vikatyyppejä hallitaan edellä mainitussa kohdassa, Vikatyypit.
• Kohdassa Vastuuhenkilö, valitaan julkisen vikailmoituskaavakkeen oletusvastuuhenkilö, eli vastaanottaja.
• Kohdassa Oletuskiinteistö valitaan julkisen vikailmoituslomakkeen oletuskiinteistö, joka yleensä on pääkohde (kiinteistöjen ylätaso).
• Kohtaan Vastaanottoviesti kirjoitetaan viesti, jonka halutaan näkyvän julkisen vikailmoituksen lähettämisen jälkeen.
• Kohtaan Paluuosoite (URL) kirjoitetaan Internet-osoite, johon vikailmoituksen tekijä halutaan ohjata vastaanottoviestin näyttämisen jälkeen.
• Kaavakkeen ilmoitukselle voidaan määrittää myös muita vastaanottajia kuin vastuuhenkilö. Nämä henkilöt saavat vikailmoituksen kopiona sähköpostiinsa.
• Lisäksi voidaan määrätä lomakkeen vastuuhenkilö-tieto ohittamaan kiinteistökohtaisen vastuuhenkilön valitsemalla Ohita kiinteistökohtainen vastuuhenkilö.
• Mikäli organisaatiolla on käytössään tekstiviestiominaisuudet, voidaan kaavakkeelta tehdyt vikailmoitukset määrätä lähtemään myös tekstiviestinä valitsemalla Vikailmoitukset vastuuhenkilölle tekstiviestinä? –valinta. Tekstiviestitoiminnosta tulee erikseen sopia Haahtela yhtiöiden kanssa.
• Laadittu lomake tulee tallentaa Tallenna -painikkeella. Lomaketta voi tarkastella Esikatselu -painikkeella.

15.6.4. Asetukset¶

Asetukset -välilehdellä voidaan asettaa automaattisten lukukuittausten lähetys sähköpostina ilmoituksen jättäjälle valitsemalla Lukukuittaus vikailmoituksista ilmoittajalle. Lukukuittaus lähetetään kun vastuuhenkilö lukee vikailmoituksen ensimmäistä kertaa.

Asetuksissa voidaan määrittää myös vikailmoitusten muistutusrajat tunteina.

15.6.5. Jakelu¶

Määrittele jakeluryhmät
Jakelu-välilehdellä voidaan määrittää vikailmoituksille haluttuja jakeluryhmiä luomalla ryhmä ja liittämällä ryhmälle jäseniä joko käyttäjäluettelosta tai osapuolista. Jäseniksi voidaan lisätäjoko jakeluryhmiä, tai osapuolia/rooleja.

Määrittele prioriteettiluoka
Prioriteettiluokkien määrittely voidaan tehdä vapaasti organisaation haluamilla nimikkeillä.

Jakelu
Jakeluryhmiä ja Prioriteettiluokkia voidaan lisätä tarvittava määrä. Ryhmien ja luokkien määrittelyn jälkeen, voidaan määrittää halutut jakelut >> Määritä jakelu -linkistä aukeavassa matriisinäkymässä. Oletuksena käytössä ovat samat järjestelmät, kuin vikailmoituksilla on käytössä.  

15.7. Käyttöoikeusprofiilit¶

Organisaatiolle voidaan luoda erillisiä käyttöoikeusprofiileita, jolloin jokaiselle käyttäjälle ei tarvitse erikseen asettaa käyttöoikeuksia vaan voidaan valita valmiiksi määritelty käyttöoikeusprofiili. Käyttäjää luotaessa voidaan uusi käyttäjä liittää suoraan käyttöoikeusprofiiliin ja jo olemassa olevat käyttäjät voidaan liittää käyttöoikeusprofiileihin Käyttäjän tiedot -näkymästä.

Uusi käyttöoikeusprofiili luodaan >> Lisää profiili -painiketta klikkaamalla ja annetaan profiilille nimi. Käyttöoikeudet määritetään profiilille samalla tavalla kuin yksittäiselle käyttäjällekin (tarkempi kuvaus kerrottu aikaisemmin käyttöoikeuksien hallinnan yhteydessä). Huomioi että käyttöoikeudet annetaan erikseen pääkohteille ja muille kohteille!

15.8. Liputus¶

Haahtela RES-järjestelmään on viety vakiintuneet ja viralliset liputuspäivät sekä pyhäpäivät. Käyttäjä voi kuitenkin lisätä kalenteriin itse haluamiansa liputus- ja pyhäpäiviä Lisää liputus/pyhäpäivä -painikkeella. Valittavana on joko liputuspäivä, tai pyhäpäivä ja lisäys voidaan määrittää joko kertaluontoiseksi, tai vuosittain toistuvaksi.

15.9. Vastuunjakotaulukot¶

Organisaatiolle voidaan luoda kohteiden vastuunjakotaulukoita, jotka voidaan liittää esimerkiksi vuokrasopimusten liitteeksi. Vastuunjakotaulukkopohjien hallinta tapahtuu organisaatioasetusten kautta kohdasta Vastuunjakotaulukot.

Aluksi lisätään taulukko Lisää taulukko -painikkeesta. Taulukolle tulee ensin määrittää nimi ja antaa halutut lisätiedot. Tallennuksen jälkeen tallennettu Vastuunjakotaulukko voidaan ottaa muokattavaksi. Tällöin taulukolle voidaan määrittää otsikoita, tehtäviä ja sarakkeita. Tehtävät kuvaavat kiinteistön vastuunjakoon liittyviä tehtäviä ja sarakkeet eri vastuutahoja. Otsikoiden avulla ryhmitellään tehtäviä.

Kun otsikot ja sarakkeet on lisätty, Määritä arvot -välilehdellä määritetään tehtäville sarakekohtaiset arvot eli kunkin tehtävän vastuutaho.

Lopuksi vastuutahojen merkitsemisen jälkeen, vastuunjakotaulukko liitetään kohteille valitsemalla Liitä kohteille -välilehdeltä halutut kohteet.

Liitoksen myötä taulukko tallennetaan PDF -tiedostona kohteiden Tervetuloa taloon -sivuille. Taulukon PDF -tiedoston vanhat versiot säilyvät kohdassa Tallennetut tiedostot.

Taulukoiden pohjaksi voidaan myös laatia taulukkorekisteri, joka toimii tehtäväkirjastona, jonka kautta tehtäviä voidaan hakea yksitellen tai otsikoittain taulukkoon. Taulukkorekisteri mahdollistaa tehtäväkuvausten massapäivitykset.