14. Asetukset

Tässä kappaleessa käsitellään käyttäjien ja kiinteistöjen tietojen tarkastelua ja asetusten hallintaa. Jokainen käyttäjä voi muokata omia tietojaan, kuten salasanaa ja yhteystietoja. Kaikki muut tässä kappaleessa kuvatut toiminnot vaativat hallintaoikeudet.

14.1. Kiinteistön tiedot¶

Kiinteistön tiedot -ikkuna aukeaa klikkaamalla pääikkunan yläpalkin oikeassa reunassa näkyvää kiinteistön nimeä. Aukeavassa ikkunassa näkyvät valitun kiinteistön tiedot sekä kaikki kyseisen kiinteistön käyttäjät. Valitun kiinteistön tietoja, kuten osoitetta voi muokata klikkaamalla Muokkaa -nappia. Kun halutut muutokset on tehty, klikataan Tallenna -nappia. Kiinteistön voi poistaa klikkaamalla Poista -nappia. Tällöin kaikki kiinteistöön liittyvät tiedot poistetaan järjestelmästä.

Avain -kuvake nimen perässä tarkoittaa että kyseisellä käyttäjällä on hallintaoikeudet valittuun kohteeseen. Myös käyttäjät, joilla on rajoitettu hallintaoikeus, on merkitty erillisellä kuvakkeella.

Postitoimipaikan koordinaatit lasketaan automaattisesti postitoimipaikan perusteella. Tietoa käytetään kalenterissa arvioituja auringon nousu- ja laskuaikoja määritettäessä. Mikäli annettua postitoimipaikkaa ei löydy järjestelmän rekisteristä, voidaan koordinaatit syöttää käsin.

14.2. Käyttäjän tiedot¶

Omat tai halutun käyttäjän käyttäjätiedot saadaan auki klikkaamalla käyttäjän nimeä Kiinteistön tiedot -näkymässä. Käyttäjän tiedot -näkymässä, käyttäjä voi muokata omia yhteystietojaan ja vaihtaa salasanansa kirjoittamalla ne omiin ruutuihinsa. Salasana voidaan vaihtaa klikkaamalla Vaihda -painiketta. Salasanaa ei turvallisuussyistä näytetä. Lisäksi salasana on kirjoitettava kaksi kertaa, jotta virheiltä vältyttäisiin.

Käyttäjän käyttöoikeudet saadaan esiin klikkaamalla Käyttöoikeudet -nappia. Käyttöoikeudet -osion toiminta kuvataan tarkemmin tuonnempana kohdassa Käyttöoikeuksien hallinta. Käyttäjälle voi määrittää uudet kiinteistöt automaattisesti lisättäväksi. Toiminto tulee näkyviin kun käyttäjä kytketään käyttöoikeusprofiiliin. Oletuksena uudet kiinteistöt lisätään automaattisesti vain käyttäjille, joilla on hallintaoikeus pääkohteella.

Näkymästä löytyy myös Poista -painike, jolla käyttäjän voi poistaa kerralla kaikilta organisaation kiinteistöiltä.

14.3. Käyttäjän lisääminen ja poistaminen¶

Käyttäjä, jolla on hallintaoikeudet järjestelmään, voi lisätä ja poistaa käyttäjiä sekä muokata aiemmin lisättyjen käyttäjien käyttöoikeuksia

Käyttäjän lisääminen tapahtuu Kiinteistön tiedot -ikkunasta klikkaamalla Asetukset -valikosta kohtaa Lisää käyttäjä. Aukeavassa ikkunassa valitaan käyttäjä organisaation nykyisten käyttäjien joukosta lisäämällä rasti käyttäjän nimen edessä olevaan ruutuun tai annetaan uuden käyttäjän tiedot ja klikataan Lisää uusi käyttäjä -painiketta. Uuden käyttäjän lisäämiseksi, tarvitaan käyttäjän nimi, sähköpostiosoite, sekä organisaatio. Lisäksi valitaan kiinteistö(t), joille käyttäjä halutaan lisätä.

Käyttäjälle voidaan valita myös käyttöoikeusprofiili, jolloin käyttäjälle ei tarvitse määrittää erikseen käyttöoikeuksia lisättyihin kiinteistöihin. Lopuksi klikataan Lisää uusi käyttäjä -nappia. Lisäyksen jälkeen ohjelma ohjaa käyttäjän näkymään, jossa voidaan asettaa lisätylle käyttäjälle halutut käyttöoikeudet ja/tai lisätä uusia kohteita. Muutokset tallennettaan Tallenna -painikkeella.

Tallentamisen jälkeen järjestelmä lähettää uudelle käyttäjälle sähköpostitse ilmoituksen, jossa on tiedot hänelle annetusta käyttäjätunnuksesta ja salasanasta sekä lista kiinteistöistä, joita oikeudet koskevat. Mikäli käyttäjä on aikaisemmin liitetty johonkin järjestelmän kiinteistöön, pysyy salasana entisenä.

Käyttäjä voidaan poistaa Kiinteistön tiedot -ikkunassa klikkaamalla nimeä ja aukeavassa ikkunassa valitsemalla Poista -painike. Ohjelma varmistaa käyttäjän poistamisen ennen poistoa.

14.4. Käyttäjän henkilötietojen poistaminen¶

Käyttäjä, jolla on hallintaoikeudet järjestelmään, voi poistaa käyttäjän henkilötiedot järjestelmästä anonymisoimalla tiedot Käyttäjän henkilötietojen poistaminen -ominaisuuden avulla. Edellytyksenä käyttäjän henkilötietojen poistolle on, että käyttäjä on poistettu ensin organisaation käyttäjistä.

Klikkaamalla Asetukset –nappia ja valitsemalla Käyttäjän henkilötietojen poistaminen saadaan näkyviin käyttäjätietojen poistamisikkuna. Ikkunassa on tekstikenttä, johon kirjoitetaan kyseisen käyttäjän sähköpostiosoite. Sähköpostin tulee olla se, joka on ollut tallennettuna järjestelmään kyseisen käyttäjän tiedoksi ennen käyttäjän poistoa. Klikkaamalla Hae tiedot -nappia, saadaan näkyviin luettelo henkilötiedoista, jotka liittyvät järjestelmässä poistettuun käyttäjään. Tilanteessa, jossa käyttäjää ei olekaan poistettu järjestelmästä, järjestelmä ilmoittaa siitä eikä sähköpostiosoite -perusteinen tietojen haku ja niiden poistaminen onnistu. Tällaisessa tilanteessa poista ensin käyttäjä organisaation käyttäjistä ja palaa sen jälkeen poistamaan käyttäjän henkilötiedot.

Sivun alareunassa olevaan salasanakenttään syöttämällä salasanasi ja klikkaamalla Poista käyttäjän henkilökohtaiset tiedot -nappia, järjestelmä anonymisoi kyseiseen käyttäjään linkittyvät henkilötiedot. Järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta käyttäjän henkilötietojen poistosta.

Huom.! Jos käyttäjään liittyviä henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja on kirjoitettu manuaalisesti ”vapaisiin” tekstikenttiin kuten kommentti- tai selitekenttiin, tulee tällaiset tiedot poistaa manuaalisesti.

14.5. Käyttöoikeuksien hallinta¶

14.5.1. Käyttöoikeuksien tarkastelu ja muokkaus¶

Käyttöoikeuksia hallitaan Kiinteistön tiedot -ikkunasta joko Asetukset -valikon Käyttöoikeudet -valinnalla tai klikkaamalla halutun käyttäjän nimeä ja valitsemalla käyttäjän tiedoista klikkaamalla Käyttöoikeudet -nappia. Tällöin aukeaa Käyttöoikeuksien hallinta -näkymä, jossa voidaan tarkastella ja muokata käyttäjien oikeuksia kiinteistökohtaisesti sekä kiinteistöjen oikeuksia käyttäjäkohtaisesti.

Näkymän ylälaidasta valitaan näytettävä kiinteistöryhmä tai kiinteistö sekä käyttäjä. Tähti -valinta tarkoittaa kaikkia käyttäjiä, kaikkia kiinteistöjä tai kaikkia kiinteistöryhmiä, valikosta riippuen. Näkymä aukeaa oletusarvoisesti näyttäen valitun kiinteistön kaikkien käyttäjien oikeudet kiinteistön tiedot -ikkunan kautta avattaessa ja käyttäjän oikeudet kaikissa kiinteistöissä käyttäjän tiedot -ikkunan kautta avattaessa.

Mikäli halutaan tarkastella jonkin kiinteistön kaikkien käyttäjien oikeuksia, valitaan ensin kiinteistö ja sitten käyttäjäksi * . Samoin jos halutaan tarkastella jonkin käyttäjän oikeuksia kaikkiin kiinteistöihin tai johonkin kiinteistöryhmään, valitaan ensin käyttäjä ja sitten kiinteistöksi * sekä haluttaessa kiinteistöryhmä. Kiinteistöjä ja käyttäjiä ei voi yhtäaikaisesti näyttää * -valinnalla, mistä käyttäjää huomautetaan tarvittaessa varoituksella. Mikäli kiinteistöjä on yli 300, jakautuu näkymä useammalle sivulle. Näkymää voidaan myös suodattaa käyttöoikeusprofiilin mukaan.

Käyttöoikeuksien värit noudattavat aiemmista osista tuttua liikennevalologiikkaa seuraavasti: vihreä tarkoittaa luku- ja kirjoitusoikeutta, keltainen tarkoittaa lukuoikeutta ja punainen tarkoittaa, ettei oikeuksia ole. Vihreä pallo henkilökuvakkeella tarkoittaa luku- ja kirjoitusoikeutta, mutta vain omiin vikailmoituksiin. Tämä oikeus voidaan antaa vikailmoitusosioon käyttäjälle, jolle halutaan sallia pääsy vain niihin vikailmoituksiin, jotka on välitetty tälle tai jossa tämä on vastuuhenkilönä. Hallintaoikeus, Vastuuhenkilö sekä Rajoitettu hallintaoikeus -oikeudet asetetaan rastimalla ao. ruudut.

• Hallintaoikeus tarkoittaa oikeutta lisätä käyttäjiä ja kiinteistöjä sekä oikeutta muokata käyttöoikeuksia. Lisäksi henkilö, jolla on hallintaoikeudet voi poistaa eri osioista muiden lisäämiä tietoja. Myös vikailmoitusten arkistoon on pääsy rajattu hallintaoikeudellisille.
• Vastuuhenkilö tarkoittaa henkilöä, jonka voi osoittaa joko vikailmoituksen tai huoltopaketin vastuuhenkilöksi.
• Rajoitettu hallintaoikeus on tarkoitettu esim. huoltoliikkeen pääkäyttäjälle. Sen avulla käyttäjä voi lisätä itselleen alaisia (uusia käyttäjiä) ja hallita alaistensa tietoja ja käyttöoikeuksia sekä muokata alaistensa tekemiä muutoksia. Käyttäjä, jolla on rajoitettu hallintaoikeus, voi antaa lisäämilleen uusille käyttäjille enintään yhtä suuret oikeudet kuin hänellä itsellään on. Rajoitettua hallintaoikeutta hän ei kuitenkaan voi jakaa.

Oikeuksia voidaan muokata yksitellen klikkaamalla yksittäistä palloa, jolloin sen väri muuttuu tai klikkaamalla ruutua, jolloin rasti lisätään tai poistetaan. Klikkaamalla otsikkorivin tekstiä, muuttuvat kaikkien näytössä olevien käyttäjien tai kiinteistöjen oikeudet (valinnasta riippuen) kyseiseen hakemistoon. Klikkaamalla kiinteistön nimeä, muuttuvat kaikkien hakemistojen oikeudet kyseisen kiinteistön osalta. Samoin klikkaamalla käyttäjän nimeä, muuttuvat kaikkien hakemistojen oikeudet kyseisen käyttäjän osalta.

Kun näkymässä on valittuna kaikki käyttäjät ( * ), on vasempaan palstaan (punainen katkoviiva) listattu käyttäjät ja oikeaan palstaan (sininen katkoviiva) hakemistokohtaiset oikeudet. Tällöin valitulle kiinteistölle voi lisätä käyttäjän klikkaamalla linkkiä >> Lisää käyttäjä ja noudattamalla kohdan Käyttäjän lisääminen ohjeita. Tämän jälkeen lisätty käyttäjä näkyy luettelossa muiden käyttäjien rinnalla. Vastaavasti käyttäjä voidaan poistaa kiinteistöltä klikkaamalla käyttäjän nimen edessä olevaa -nappia. Haluttaessa poistaa useita käyttäjiä kerralla, lisätään käyttäjien nimen eteen rasti ruutuun ja klikataan otsikkorivin Poisto -kuvaketta. Kaikkiin ruutuihin saadaan rasti kerralla klikkaamalla Monivalinta-nappia otsikkorivillä.

14.5.2. Käyttäjätunnusten aktiivisuuden ja määräaikaisuuden hallinta¶

Uudet ja olemassaolevat käyttäjätunnukset ovat oletusarvoisesti jatkuvasti voimassa eli aktiivisia. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa asettaa voimassaolevan tunnuksen määräaikaiseksi. Tällöin tunnus vanhenee eli deaktivoituu pääkäyttäjän asettamana vanhenemispäivämääränä.

Mikäli käyttäjän sisäänkirjautumisesta RES-järjestelmään on kulunut 6 kk tunnuksen voimassaoloaikana, vanhenee tunnus automaattisesti. Vanheneminen tarkoittaa käytännössä sitä, että tunnuksilla ei pääse enää kirjautumaan järjestelmään. Siten vanheneminen estää pääsyn kaikkien niiden organisaatioiden ja kohteiden RES-tietoihin, joihin tunnuksella on ollut oikeuksia. RES-järjestelmä lähettää tunnuksen käyttäjälle sähköpostiviestin asiasta 7 päivää ennen tunnuksen vanhentumista.

Organisaation pääkäyttäjä voi aktivoida vanhentuneet tunnukset käyttöön oman organisaationsa RES-tietojen osalta. Mikäli käyttäjätunnuksella (esim. palveluntuottajan käyttäjätunnus) on ollut aiemmin oikeudet myös jonkin toisen organisaation RES-tietoihin, edellyttää näiden oikeuksien aktivoituminen sitä, että myös toisen organisaation pääkäyttäjä aktivoi tunnukset. RES-järjestelmä lähettää käyttäjälle automaattisesti sähköpostin aktivoiduista tunnuksista. Yksittäisen tunnuksen aktiivisuutta ja määräaikaisuutta voidaan hallita Käyttäjän tiedot-näkymässä.

Huom.! Organisaation pääkäyttäjä voi aktivoida vanhentuneet tunnukset käyttöön ainoastaan oman organisaationsa RES-tietojen osalta. Mikäli käyttäjällä on ollut aiemmin oikeudet myös jonkin toisen organisaation RES-tietoihin, tulee toisen organisaation pääkäyttäjän aktivoida tunnukset, mikäli pääsy niihinkin halutaan aktivoida tunnukselle.

Mikäli Kiinteistön tiedot -näkymässä valitaan Näytä myös vanhentuneet käyttäjätunnukset, voidaan vanhentuneen tunnuksen kohdalla klikata ”Palauta aktiiviseksi” -painiketta, joka palauttaa tunnuksen takaisin aktiiviseksi. Määräaikaisuutta hallitaan vain Käyttäjän tiedoista.

Huom! Jos uusi tunnus halutaan asettaa välittömästi määräaikaiseksi, tulee ensin avata tunnuksen hallintaikkuna ja painaa kerran ”Tallenna” –painiketta. Sen jälkeen tunnus on asetettavissa määräaikaiseksi.

14.6. Kiinteistöjen lisääminen käyttäjälle¶

Kun näkymässä on valittuna tietty käyttäjä, vasempaan palstaan (punainen katkoviiva) listattu kiinteistöt ja oikeaan palstaan (sininen katkoviiva) hakemistokohtaiset oikeudet. Tällöin valitulle käyttäjälle voi lisätä kiinteistöjä klikkaamalla linkkiä >> Lisää kiinteistöjä käyttäjälle ja valitsemalla aukeavasta luettelosta halutut kiinteistöt.

Kiinteistönhakuikkunassa voidaan myös suodattaa näytettäviä kiinteistöjä kiinteistöryhmän, huoltopiirin, hallintoyksikön ja hakusanan mukaan. Täten voidaan esimerkiksi lisätä käyttäjälle oikeudet kaikkiin tietyn huoltopiirin tai kiinteistöryhmän kiinteistöihin. Kiinteistöjä voidaan myös lajitella tunnuksen, nimen ja huoltopiirin mukaan, kuten Valitse kiinteistö -osiossa. Lisättävät kiinteistöt valitaan lisäämällä rasti kiinteistön nimen edessä olevaan ruutuun. Klikkaamalla Monivalinta -nappia, valitaan kaikki näkymässä olevat kiinteistöt. Valinnat tallennetaan Tallenna -nappia klikkaamalla. Kiinteistöjen lisäämisen jälkeen lisätyt kiinteistöt näkyvät luettelossa muiden kiinteistöjen rinnalla.

Vastaavasti kiinteistö voidaan poistaa käyttäjältä klikkaamalla kiinteistön nimen edessä olevaa Poisto -nappia. Haluttaessa poistaa useita kiinteistöjä kerralla, lisätään kiinteistön nimen eteen rasti ruutuun ja klikataan otsikkorivin Poisto -nappia. Kaikkiin ruutuihin saadaan rasti kerralla klikkaamalla Monivalinta-nappia otsikkorivillä.

14.7. Kiinteistön perustiedot¶

Kiinteistön perustietoja hallitaan klikkaamalla kiinteistön tiedot -näkymässä Kiinteistön perustiedot -painiketta. Aukeavaan näkymään täytetään halutut tiedot ja klikataan Tallenna -nappia. Toiminto peruutetaan klikkaamalla Takaisin -nappia.

Osa Laiteosien tiedoista on organisaatiokohtaisesti muokattavia. Muokattavia kenttiä hallitaan pääkohteen perustietojen kautta, muokkaamalla vasemmalla puolella olevia nimikkeitä (muokkausruutu) ja tallentamalla muutokset.

Kiinteistön perustiedot voi tulostaa pdf -muotoon klikkaamalla -kuvaketta kunkin kiinteistön tervetuloa taloon -sivulta.