10. Asiakirjat
Asiakirjat -kohdassa voidaan säilyttää ja arkistoida kiinteistöjen ylläpitoon liittyviä asiakirjoja. Osiossa voidaan myös tarkastella muihin osioihin tallennettuja liitetiedostoja (Näytä liitetiedostot). Asiakirjoja voi päivittää, jolloin vanhat versiot säilyvät versiohallinnassa. Asiakirjoja voi suodattaa ryhmän ja hakusanan mukaan sekä lajitella tiedostonimen, selitteen, ryhmän ja päivämäärän mukaan. Luettelossa näkyvät asiakirjan tiedostonimi ja selite sekä asiakirjan versio ja lisäyspäivämäärä.
10.1. Toiminnot¶
Asiakirjaluettelon voi lajitella seuraavien otsikoiden muokataan
- lajitellaan asiakirjat selitteen mukaan
- lajitellaan asiakirjat tiedostonimen mukaan
- lajitellaan asiakirjat ryhmän mukaan
- Pvm = lajitellaan asiakirjat päivämäärän mukaan
Asiakirjojen hallinnassa on käytössä seuraavat ominaisuudet
- Lisää asiakirja -painikkeella lisätään uusi asiakirja
-kuvaketta klikkaamalla tarkastellaan asiakirjan tietoja ja versioita
-kuvakkeesta päivitetään asiakirja (vanhaa ei tuhota)
-kuvaketta klikkaamalla muokataan, siirretään tai poistetaan asiakirja
-kuvaketta klikkaamalla tarkastellaan asiakirjan kommenttia
asiakirja on julkinen
10.2. Asiakirjan avaaminen¶
Aiemmin lisätty asiakirja avataan klikkaamalla asiakirjan selitettä tai tiedostonimeä. Selaimen asetuksista riippuen, tiedosto avautuu oletusohjelmassa tai selain kysyy käyttäjältä tiedoston tallennussijaintia Järjestelmästä avattuun asiakirjaan tehdyt muutokset tai omalle tietokoneelle tallennettuun asiakirjaan tehdyt muutokset eivät siirry järjestelmään vaan asiakirja on päivitettävä järjestelmään erikseen, kuten jäljempänä on kuvattu.
10.3. Asiakirjan lisääminen¶
10.3.1. Asiakirjan lisääminen raahaamalla¶
Asiakirjoja lisätään raahaamalla omalta koneelta yksi tai useampi asiakirjatiedosto asiakirjan raahauskentän päälle ja pudotetaan siihen.
Tämän jälkeen avautuu näkymä, jossa voidaan valita lisättäville asiakirjoille ryhmä ja alaryhmä sekä luoda tarvittaessa uusia ryhmiä ja alaryhmiä. Ryhmä ja alaryhmä voidaan asettaa yhdellä valinnalla kaikille lisättäville asiakirjoille samoiksi. Ryhmä ja alaryhmä voidaan myös yksilöidä asiakirjakohtaiseksi. Asiakirjat voidaan määritellä julkiseksi ja ne versioidaan Versiotunnus -kentän avulla. Versiotunnuksen oletusarvo on 1. Kun halutut muutokset on tehty, klikataan -nappia. Mikäli tehtyihin muutoksiin ollaan tyytymättömiä, klikataan -nappia.
10.3.2. Asiakirjan lisääminen selaamalla tiedostoja¶
Yksittäinen asiakirja lisätään klikkaamalla Lisää asiakirja -painiketta. Tällöin aukeaa näkymä, johon annetaan asiakirjan ryhmä, selite, kommentti ja versiotunnus. Lisäksi valitaan onko asiakirja julkinen. Kun halutut muutokset on tehty, klikataan Tallenna -painiketta.
Usean asiakirjan lisääminen kerralla onnistuu klikkaamalla hakemalla usean tiedoston lisäysnäkymässä halutuille riveille.
10.4. Asiakirjan muokkaaminen¶
10.4.1. Yhden asiakirjan muokkaaminen¶
Aiemmin lisättyä asiakirjaa muokataan klikkaamalla asiakirjan edessä olevaa muokkauspainiketta, jolloin aukeaa muokkausnäkymä. Muokkausnäkymässä voidaan muokata asiakirjan tietoja, siirtää asiakirja toiseen ryhmään tai poistaa asiakirja.
Klikkaamalla Muokkaa -nappia, avataan asiakirjan tiedot, jotka ovat muokattavissa. Asiakirjan selitteitä ja kommentteja voidaan muuttaa ja asiakirjasta voi tehdä julkisen. Kun halutut muutokset on tehty, klikataan Tallenna -nappia.
Klikkaamalla Siirrä -nappia, aukeaa näkymä, jossa valitaan ryhmä ja alaryhmä, johon asiakirja siirretään. Vaihtoehtoisesti voidaan antaa uuden ryhmän nimi. Tämän jälkeen klikataan Siirrä -nappia.
Asiakirja poistetaan järjestelmästä klikkaamalla Poista -nappia muokkausnäkymässä.
10.4.2. Usean asiakirjan muokkaaminen¶
Useaa aiemmin lisättyä asiakirjaa muokataan samanaikaisesti valitsemalla ensin ruksimalla asiakirjalistasta muokattavat asiakirjat. Klikkaamalla sen jälkeen asiakirjalistauksen alussa sijaitsevaa muokkauspainiketta (muokkaa valitut asiakirjat), aukeaa kuvan mukainen muokkausnäkymä.
10.5. Asiakirjojen päivittäminen¶
10.5.1. Asiakirjan päivittäminen raahaamalla¶
Asiakirjoja päivitetään raahaamalla ja pudottamalla asiakirjojen raahaus -kenttään uusi versio yhdestä tai useammasta aiemmin lisätystä asiakirjatiedostosta. Tämän jälkeen avautuu kuvan mukainen näkymä.
Mikäli järjestelmässä on monta samannimisenä asiakirjatiedostona lisättyä asiakirjaa, tulee valikossa valita minkä ryhmän ja alaryhmän asiakirjatiedostot halutaan päivittää. Tallentamisen jälkeen tiedostot päivittyvät ja niiden versiotunnus muuttuu automaattisesti (esim. 1 -> 1.1). Raahaa ja pudota -asiakirjapäivityksessä uuden asiakirjaversion tiedostonimen tulee olla saman kuin päivitettävän asiakirjan tiedostonimi. Järjestelmä tunnistaa asiakirjat tiedostonimen perusteella.
10.5.2. Asiakirjan päivittäminen asiakirjalistasta¶
Aiemmin lisätty asiakirja päivitetään klikkaamalla asiakirjan edessä olevaa -nappia, jolloin aukeaa päivitysnäkymä. Näkymässä annetaan tiedoston sijainti sekä versiotunnus, jonka on oltava edellistä suurempi. Tarvittaessa asiakirjalle annetaan uusi kommentti.
Monta aiemmin lisättyä asiakirjaa voidaan päivittää samanaikaisesti asiakirjalistan kautta kohdan 10.4.2 mukaisesti.
10.6. Asiakirjan tiedot¶
Asiakirjan tiedot saadaan esiin klikkaamalla asiakirjan edessä olevaa -nappia, jolloin aukeavasta näkymästä ilmenee asiakirjan versiohistoria ja vanhat versiot ovat haettavissa. Lisäksi näkyy asiakirjan sijainti ja omistaja eli asiakirjan lisännyt henkilö.
10.7. Liitetiedostot¶
Valitsemalla asiakirjanäkymässä ”Näytä liitetiedostot”, avautuu näkymään listaus RES-järjestelmään viedyistä liiteasiakirjoista. Liiteasiakirjat on liitetty johonkin muuhun toimintoon Haahtela RES -järjestelmässä. Toiminto voi olla esimeriksi, vikailmoitus, huoltopaketti, huoltokohde, kuittaus jne. Selite -sarakkeessa on linkki kyseiseen tietoon. Painamalla linkkiä avautuu uusi ikkuna, jossa näkyy kyseinen tieto.
10.8. Julkiset asiakirjat¶
Asiakirjoja voi saattaa hallitusti ulkopuolisten käyttöön tekemällä niistä julkisia. Tällöin ne voidaan saattaa näkyville myös käyttäjille, joilla ei haluta antaa käyttöoikeutta varsinaisiin asiakirjoihin. Julkisilla asiakirjoilla on vasemmassa päähakemistopuussa oma valikkonsa. Aiemmin lisätty asiakirja tehdään julkiseksi, kuten edellä on kuvattu asiakirjan muokkaaminen -kohdassa. Uusi asiakirja tehdään julkiseksi, kuten edellä on kuvattu asiakirjan lisääminen -kohdassa. Julkiset asiakirjat -kohdassa näkyvät vain ne asiakirjat, jotka on erikseen määritelty julkisiksi.