9. Huolto-ohjelma
Huolto-ohjelman vuosinäkymässä hallitaan kuitattavia huoltotehtäviä, huoltokohteita eli laitekortteja sekä huoltopaketteja eli huoltotehtäväkokonaisuuksia. Osion rakenne on dynaaminen ja mahdollistaa koontiraporttien tekemisen.
Näkymässä luodaan huoltokohteet ja ajoitetaan sekä suunnitellaan huoltotehtävät. Päänäkymän vasemmassa palstassa (punainen katkoviiva) näkyy huoltotehtäväkokonaisuudet eli huoltopaketit. Oikeassa palstassa (sininen katkoviiva) taas on kuukausiin jaettu vuosinäkymä, joka kertoo huoltotehtävien ajoituksen. Huoltopakettirakenne on käyttäjän vapaasti määriteltävissä kiinteistökohtaisesti. Haahtela yhtiöiltä voi tiedustella malleja ja lisätietoja huoltopakettirakenteen valinnasta.
Näkymää voi suodattaa yläpalkista (vihreä katkoviiva) kalenterivuoden, huoltajan (huoltotehtävän suorittajan), vastuuhenkilön, tyypin, kiinteistöryhmän, huoltopiirin, kiinteistön sekä hallintoyksikön mukaan alasvetovalikoista valitsemalla. Lisäksi yläpalkista voi avata huoltotehtävien erittelyn, jolloin huoltopaketteihin kuuluvat tehtävät näkyvät kukin omalla rivillään oman pakettinsa alla. Meneillään olevan kuukauden sarake näkyy korostettuna. Valittujen suodatusten mukainen huolto-ohjelma saadaan auki klikkaamalla Avaa huolto-ohjelma -nappia. Huolto-ohjelmassa näytetään oletusarvoisesti vain ohjelmoidut kiinteistöt, mutta yläpalkista voi valita näytettäväksi myös kaikki kiinteistöt.
Oikean palstan ruuduissa olevat pallot merkitsevät huoltotehtävää kyseisenä ajankohtana. Pallojen väritys noudattaa aiemmista osista tuttua liikennevalologiikkaa: vihreä tarkoittaa kuitattua tehtävää, keltainen tarkoittaa osittain kuitattua tehtävää (samana ajanjaksona useita tehtäviä, joista osa kuitattu) ja punainen tarkoittaa täysin kuittaamatonta, mennyttä tehtävää. Valkoinen pallo taas tarkoittaa tulevaa tehtävää. Viemällä hiiren osoittimen pallon päälle, saa huoltotapahtumien otsikot näkyviin ja klikkaamalla palloa aukeaa tarkempi kuvaus. Tätä kautta voi myös muokata aiemmin lisättyä huoltotehtävää.
9.1. Huoltopaketin lisääminen¶
Huoltopaketteja, eli huoltotehtäväkokonaisuuksia, lisätään klikkaamalla Lisää huoltopaketti -painiketta, jolloin aukeavaan ikkunaan annetaan paketille vähintään nimi ja tyyppi (huoltopakettien otsikkotaso). Huoltopaketille voidaan myös liittää aiemmin luotuja huoltokohteita klikkaamalla painiketta Lisää huoltokohde pakettiin, jolloin aukeavasta luettelosta valitaan halutut kohteet rastimalla niiden valintaruudut. Huoltokohteet, jotka jo kuuluvat johonkin huoltopakettiin, on merkitty vihreällä paketilla.
Paketille voidaan myös antaa lisätietoja, sisältökuvaus, vastuuhenkilö sekä ominaisuustietoja. Paketin voi myös liittää järjestelmäluetteloon. Lisäksi paketille voi lisätä huoltotehtäviä klikkaamalla painiketta Lisää huoltotehtävä. Kun halutut muutokset on tehty, klikataan Tallenna -nappia.
Aiemmin lisätty huoltopaketti avataan klikkaamalla sen nimeä, jolloin se aukeaa samanlaiseen ikkunaan kuin edellä on kuvattu ja on täysin muokattavissa käyttöoikeuksien rajoissa. Paketin huoltotehtävät ja huoltokohteet näkyvät omien otsikoidensa alla, ja ovat tarkasteltavissa niiden nimeä klikkaamalla. Muutokset tallennetaan klikkaamalla Tallenna -nappia.
Huoltopaketti voidaan myös poistaa klikkaamalla Poista -nappia. Tällöin kaikki paketin tiedot poistuvat, paitsi huoltokohteet, jotka tulee poistaa erikseen. Huoltopaketin voi tulostaa pdf -muotoon, tarvittaessa huoltokohteineen ja huoltotehtävineen, klikkaamalla pdf -kuvaketta.
Huoltopaketin ominaisuuden voi merkitä raportoitavaksi määrätiedoksi lisäämällä rastin kyseiseen kohtaan ominaisuusrivin oikealla reunalla. Tämän jälkeen valitaan alasvetolistalta haluttu raportointinimike. Raportointinimikkeitä hallitaan organisaatioasetukset -kohdassa.
Huoltopaketille voi lisätä liitetiedostoja klikkaamalla paketin Lisää liitetiedosto -painiketta.
Huoltopaketteja voi myös tarkastella järjestelmäluettelon kautta kuten jäljempänä on kuvattu. Jos huoltopaketti liitetään järjestelmäluetteloon, voidaan huoltopaketille kytkeä osapuolia. Mikäli osapuoleksi liitetään oletusrooli, päivittyy osapuoli huoltopaketille samalla kun oletusroolin osapuoli vaihdetaan Tervetuloa taloon -sivulla. Toiminnon avulla voidaan ylläpitää esim. paloilmoitinjärjestelmän kunnossapito-ohjelmaa Haahtela RES -järjestelmässä.
9.2. Huoltokohteen lisääminen¶
Huoltokohteita lisätään klikkaamalla Lisää huoltokohde -painiketta, jolloin aukeavaan ikkunaan annetaan vähintään talo2000-nimikkeistön mukainen ryhmä ja tyyppi, sekä huoltokohteen nimi. Huoltokohde voidaan liittää aiemmin luotuun huoltopakettiin.
Lisäksi kohteelle voidaan antaa tunnus, ohjaustunnus, palvelualue ja sijaintitietoja sekä laite- että ominaisuustietoja.
Huoltokohteita ei näytetä pääikkunassa, vaan ne näkyvät huoltopakettiensa alla sekä huoltokohdeluettelossa. Aiemmin lisätty huoltokohde avataan avaamalla ensin huoltopaketti, johon se kuuluu. Seuraavaksi klikataan huoltokohteen nimeä kohdan PAKETTI SISÄLTÄÄ HUOLTOKOHTEET -otsikon alta, jolloin se aukeaa samanlaiseen ikkunaan kuin edellä on kuvattu ja on täysin muokattavissa. Mikäli huoltokohteen tietoja muutetaan, tulee tiedot tallentaa Tallenna -painikkeella. Huoltokohde voidaan poistaa klikkaamalla Poista -nappia. Tällöin kaikki kohteen tiedot poistuvat. Huoltokohteen voi tulostaa pdf -muotoon klikkaamalla pdf -kuvaketta.
Huoltokohteen ominaisuuden voi merkitä raportoitavaksi määrätiedoksi lisäämällä rastin kyseiseen kohtaan ominaisuusrivin oikealla reunalla. Tämän jälkeen valitaan alasvetolistalta haluttu raportointinimike. Raportointinimikkeitä hallitaan organisaatioasetukset -kohdassa.
Huoltokohteita voi myös tarkastella huoltokohde- ja/tai järjestelmäluetteloiden kautta kuten jäljempänä on kuvattu. Huoltokohteita voidaan tuoda järjestelmään myös Excel-taulukon avulla, tästä toiminnasta on jäljempänä tarkemmat ohjeet
9.3. Huoltotehtävien hallinta¶
9.3.1. Lisääminen, poistaminen, muokkaaminen ja tarkastelu¶
Huoltotehtäviä lisätään päänäkymässä tuplaklikkaamalla halutun paketin riviä halutun kuukauden kohdalta, jolloin varmistuksen jälkeen aukeavaan näkymään annetaan tehtävän tiedot. Huoltotehtävä voidaan kohdistaa tietyille aiemmin lisätyille huoltokohteille klikkaamalla Valitse kohteet -painiketta ja lisäämällä rastit haluttujen huoltokohteiden ruutuihin. Huoltotehtävälle on annettava ainakin otsikko, selite ja huoltaja, sekä ajoitus.
Huoltotehtävän voi myös lisätä avaamalla huoltopaketin ja klikkaamalla Lisää huoltotehtävä, jolloin aukeaa samanlainen ikkuna kuin edellä on kuvattu. Samoin aiemmin lisätyn huoltotehtävän tiedot saa auki avaamalla huoltopaketin, jolle se on kohdistettu ja klikkaamalla tehtävän nimeä kohdan HUOLTOTEHTÄVÄT luettelosta, jolloin aukeaa samanlainen ikkuna kuin edellä on kuvattu ja huoltotehtävä on täysin muokattavissa. Tällöin on kuitenkin muistettava että muokkaukset kohdistuvat toistuvan tehtävän kaikkiin esiintymiin. Kun halutut muutokset on tehty, klikataan Tallenna -nappia.
Tehtävä voidaan poistaa klikkaamalla Poista -nappia. Tällöin kaikki tehtävän tiedot poistuvat, myös toistuvan tehtävän kaikki esiintymät. Kuitatut tehtävät eivät kuitenkaan poistu. Huoltotehtävän voi tulostaa pdf -muotoon klikkaamalla pdf -kuvaketta.
Aiemmin lisätyn huoltotehtävän tiedot saadaan auki klikkaamalla huollon merkkinä olevaa palloa kalenterista. Tällöin aukeaa tehtävän kuittausikkuna kun tehtäviä on yksi tai tehtävälista kun tehtäviä on useampia. Klikkaamalla kuittausikkunassa haluttua tehtävää ja klikkaamalla sitten Muokkaa -nappia, aukeaa huoltotehtävä samanlaiseen ikkunaan kuin edellä on kuvattu ja on täysin muokattavissa.
RES-järjestelmässä voidaan kytkeä huoltotehtävä katselmukseen siten, että tehtävää lisättäessä voi valita katselmuspohjan, johon tehtävä liittyy. Tämän jälkeen tehtävä voidaan normaalisti ajoittaa ja vastuuttaa.
Katselmukselle, joka on liitetty tehtävään, avautuu kuittaus-toiminto kun katselmus on kokonaan täytetty. Kuittaus lukitsee katselmuksen.
9.3.2. Ajoittaminen tehtävän toistuvuuden perusteella¶
HUOLTOTEHTÄVÄ -ikkunassa uuden huoltotehtävän ajoittaminen aloitetaan tehtävän toistuvuusvalintaa käyttäen. Tehtävien toistuvuusvaihtoehdot ovat:
- Kertatyö
- Kertatyöllä tarkoitetaan kertaluontoista, tiettynä ajankohtana suoritettavaa tehtävää.
- Kertatyö -valintatapauksessa valitaan kalenterista päivä, jolloin kertatyö tulee tehdä. Kertatyö näkyy kalenterissa kyseisen huoltokalenterivuoden ajan.
- Määräajoin suoritettava tehtävä
- Määräajoin suoritettavalla tehtävällä tarkoitetaan tiettyinä kuukausina suoritettavaa tehtävää.
- Määräajoin -valintatapauksessa valitaan halutut kuukaudet ja tarvittaessa myös päivä, jolloin tehtävän toimenpidekerrat toteutetaan. Lisäksi asetetaan alkuvuosi, lopetusvuosi sekä toistumisen vuosiväli. Näiden vuosiasetusten perusteella tehtäväkerrat ajoitetaan kalenteriin halutulle ajanjaksolle vuosivälin mukaisesti.
- Määrävälein suoritettava tehtävä
- Määrävälein suoritettavalla tehtävällä tarkoitetaan vuoden aikana tietyin kuukausivälein toteutettavaa tehtävää.
- Määrävälein -valintatapauksessa valitaan aloitusvuosi ja kuukausi sekä huoltoväli kuukausina. Huoltovälin voi asettaa kokonaislukuna vaihteluvälillä 1…12 kk. Ensimmäinen tehtäväkerta näkyy kalenterissa kyseisenä ajankohtana. Huoltokalenterissa näkyy aina yksi kuittaamaton sekä kuitatut tehtävän tehtäväkerrat. Aina kun tehtäväkerta on kuitattu, RES ajastaa ja luo automaattisesti seuraavan tehtäväkerran näkyviin kalenteriin. Seuraava tehtävä kerta ajoittuu kalenteriin kuittausajanhetkestä huoltovälin verran eteenpäin. Ks. kuvat.
9.3.3. Ei-kuitattavat tehtävät¶
Määräajoin toteutettavat huoltotehtävät voidaan asettaa ei-kuitattaviksi. Ei-kuitattavat huoltotehtävät näkyvät huoltokalenterissa. Niitä ei kuitenkaan tarvitse eikä voi kuitata tehdyiksi. Ei-kuitattavuus sopii esimerkiksi jatkuville tehtäville, joiden tärkeyttä halutaan korostaa, mutta joita ei kuitenkaan ole tarpeen kuitata (esim. jatkuva pihan, rakennuksen, tilojen ja sen järjestelmien käytettävyyden ja kunnon valvonta). Tehtävä asetetaan ei -kuitattavaksi lisäämällä rasti ruutuun Ei kuittattava.
9.4. Luettelot¶
Valittujen suodatusten mukaiset luettelot avataan klikkaamalla Huolto-ohjelma -osion päänäkymästä Avaa luettelot -nappia. Aukeavassa ikkunassa on valittavana
- Huoltokohdeluettelo, joka listaa kaikki suodatusten mukaiset huoltokohteet kiinteistöittäin.
- Tehtäväluettelon avulla huoltotehtäviä voidaan raportoida valituilla hakukriteereillä.
- Järjestelmäluettelo, joka listaa kaikki suodatusten mukaiset huoltokohteet tai huoltopaketit, jotka on merkitty järjestelmäluetteloon kuuluviksi kiinteistöittäin.
- Raportoitavat määrätiedot -luettelo listaa huoltopakettien ja huoltokohteiden erikseen raportoitavaksi merkityt tiedot kiinteistöittäin.
9.4.1. Huoltokohdeluettelo¶
Huoltokohdeluettelon voi lajitella joko Talo 2000 -nimikkeistön tai huoltopaketin mukaan. Lisäksi luettelosta voi hakea tiettyä merkkijonoa Haku-laatikkoon kirjoittamalla ja -nappia painamalla. Kenttä, josta tietoa haetaan, on myös valittavissa. Huoltokohteita voidaan lisäksi suodattaa paketin, Talo 2000 -ryhmän sekä Talo 2000 -tyypin mukaan.
Luettelon mukaiset huoltokohteet voi tulostaa pdf -muotoon klikkaamalla pdf-kuvaketta. Huoltokohteen voi myös lisätä klikkaamalla Lisää huoltokohde -painiketta. Huoltokohteiden tietoja voi tarkastella klikkaamalla niiden nimeä.
Huoltokohteita voi kopioida yksitellen klikkaamalla Kopioi huoltokohde -nappia. Tällöin aukeaa näkymä, josta valitaan lähdekiinteistö (mistä kopioidaan), kohdekiinteistö (minne kopioidaan) sekä kopioitavat huoltokohteet (mitä kopioidaan). Kopioitavat kohteet valitaan lisäämällä rasti niiden edessä olevaan ruutuun. Kopioinnin voi myös tehdä usealle kiinteistölle lisäämällä rastin ruutuun kohtaan Kopioi usealle kiinteistölle ja valitsemalla kohdekiinteistöt lisäämällä rastin niiden edessä olevaan ruutuun. Kun halutut valinnat on tehty, klikataan Tallenna -nappia.
9.4.2. Huoltokohteiden tuonti Excel-taulukolla¶
Haahtela RES-järjestelmässä on mahdollisuus lukea sisään huollettavien laitteiden tietoja Excel-taulukon avulla. Excel-taulukon tulee olla määrämuotoinen, jotta tiedot siirtyvät järjestelmään oikeassa muodossa. Tyhjän Excel-pohjan voi ladata Huolto-ohjelman huoltokohdeluettelo-näkymästä Excel vienti/tuonti -painikkeesta aukeavasta valikosta. Excel-pohjassa on kerrottu tarkemmin yksittäisten kenttien toiminta, sekä täytetty mallirivi tuloilmakoneen tietojen vientiä varten. Taulukon jokaiselle kentälle löytyy vastine huoltokirjan huoltokohde-näkymässä.
Vaihtoehtona tyhjälle taulukolle, voidaan Excel -pohjaan tuoda jo olemassa olevat huoltokohteet Kohteen huoltokohdeluettelon tallennus -painikkeesta. Tällöin nykyiset huoltokohteet ominaisuuksineen tallentuvat Excel -taulukkoon siten, että kunkin nimikkeistöryhmän taikka huoltopaketin (näkymävalinnasta riippuen) huoltokohteet ovat omilla välilehdillään. Näin ominaisuuksien kirjo ei muodostu liialliseksi. Ensimmäiseen sarakkeeseen tallentuu huoltokohteen sisäinen ID-numero, jonka perusteella järjestelmä osaa päivittää muuttuneen huoltokohteen tiedot. Mikäli tunnukset eivät täsmää kiinteistön huoltokohteiden kanssa, antaa järjestelmä virheilmoituksen sisäänlukuvaiheessa.
Kun Excel-taulukko on täytetty halutuilla tiedoilla, voidaan taulukko lukea järjestelmään Excel vienti/tuonti -painikkeesta aukeavasta valikosta, kohdasta Vie sisäänlukupohja järjestelmään.
Painikkeesta aukeaa Lue tiedonkeruutaulukot -ikkuna, jossa valitaan tallennettavat Excel-taulukot Selaa -painikkeella. Mikäli valitut tiedostot ovat auki jossain toisessa ohjelmassa, tiedostoa ei tuoda järjestelmään. Kerralla voidaan lukea tiedot kymmenestä taulukosta. Kun vietävät tiedostot on valittu, valitaan Lue tiedostot -painike.
Tämän jälkeen aukeavasta näkymästä valitaan halutaanko tuoda kaikki ominaisuudet, joille on otsikot Excel-taulukossa annettu. Jos kaikki tiedot halutaan tuoda, valitaan Aloita käsittely -painike. Mikäli ei haluta tuoda tyhjiä arvoja, otetaan rasti Tuo myös ominaisuudet ilman arvoja -valintaruudusta pois, jolloin järjestelmä aloittaa taulukkojen tarkastamisen välittömästi.
Kun järjestelmä on käynyt valitut Excel-taulukot läpi, avautuu äskeisen valinnan alle tiedot löydetyistä huoltokohteista. Mikäli Ryhmä tai Tyyppi-valinta on jäänyt taulukossa jollain laitteella tyhjäksi, tulee tiedot täydentää ennen laitteiden tallennusta järjestelmään. Liitä pakettiin -valinta voidaan täydentää myös tässä näkymässä ennen laitteiden tallennusta. Halutut tiedot voidaan valita alasvetovalikoista.
Kun kaikki valinnat on tehty, painetaan Tallenna-painiketta, jolloin tiedot tallentuvat järjestelmään ja järjestelmä ilmoitta vietyjen huoltokohteiden määrän käyttäjälle. Käyttäjä voi jatkaa huoltokohteiden lisäämistä valitsemalla Aloita uudelleen tai kun kaikki tiedot ovat viety, valitaan Sulje -painike.
9.4.3. Tehtäväluettelo¶
Kuten muutkin luettelot, myös tehtäväluettelo noudattaa huolto-ohjelmaikkunan kohderajausta, joten tehtäväluettelon voi ajaa vaikka kaikilta kohteilta. Valittavissa on Tyyppi/paketti, Vastuuhenkilö, Huoltaja, Vuosiväli, viranomaistehtävä ja katselmustehtäväsuodatukset. Lisäksi käytettävissä on hakutoiminto, jolla voidaan hakea paketin nimestä, tehtävän nimestä tai huoltajakentästä halutulla merkkijonolla. Raportin voi tallentaa Excel ‐muotoon painamalla Tulosta Excel -painiketta.
9.4.4. Järjestelmäluettelo¶
Järjestelmäluetteloon voi koota haluamiansa huoltokohteita ja huoltopaketteja merkitsemällä ne järjestelmäluetteloon kuuluviksi kuten edellä on kuvattu. Järjestelmäluettelon voi lajitella joko nimikkeistön tai pakettien mukaan. Luettelon mukaiset huoltokohteet ja huoltopaketit voi tulostaa pdf -muotoon klikkaamalla -kuvaketta. Huoltokohteen voi myös lisätä klikkaamalla Lisää huoltokohde -painiketta.
Lisätty kohde näkyy kuitenkin järjestelmäluettelossa vain, mikäli kyseiseen kohtaan lisätään rasti. Näkymän huoltokohteita ja huoltopaketteja voi tarkastella klikkaamalla niiden nimeä. Muokkaaminen tapahtuu, kuten edellä on kuvattu. Huoltokohteita voi kopioida, kuten huoltokohdeluettelossa.
9.4.5. Raportoitavat määrätiedot¶
Raportoitavat määrätiedot -luetteloon voi lajitella huoltokohteittain (määrätiedot huoltokohteensa alla) tai summattuna (samantyyppiset määrätiedot laskettuna yhteen).
Alasvetolistalta voi valita yksittäisiä määrätietoja, joten esim. koontiraportit koko kiinteistökannan ilmanvaihtosuodattimista tai nurmikoiden pinta-aloista ovat mahdollisia. Määrätietonimikkeitä hallitaan organisaatioasetukset -kohdassa.
Raportoitavat määrätiedot ‐näkymän voi tallentaa Excel ‐muotoon Tallenna Excel -painiketta klikkaamalla. Lisäksi Huoltokohteittain ‐näkymässä huoltokohteet voi avata suoraan luettelosta klikkaamalla. Summattuna -näkymässä määrätiedot summataan, paitsi kohteittain, myös kaikilta kohteilta. Summaus tehdään nimikkeen, selitteen, yksikön ja tyypin mukaan.
9.5. Huolto-ohjelman kopiointi¶
Huolto-ohjelman voi kopioida kohteelta toiselle klikkaamalla päänäkymässä Kopioi huolto-ohjelma -painiketta. Aukeavassa näkymässä valitaan lähdekiinteistö (mistä kopioidaan), kohdekiinteistö (minne kopioidaan) sekä mitä kopioidaan (huoltopaketit, huoltokohteet ja/tai huoltotehtävät).
Kopioitavat kohteet valitaan lisäämällä rasti niiden edessä olevaan ruutuun. Kopioinnin voi myös tehdä usealle kiinteistölle lisäämällä rastin ruutuun kohtaan Kopioi usealle kiinteistölle ja valitsemalla kohdekiinteistöt lisäämällä rastin niiden edessä olevaan ruutuun. Kun halutut valinnat on tehty, klikataan -nappia. Mikäli toimenpide halutaan perua, suljetaan ikkuna.
Huoltopaketteja ja huoltotehtäviä voi myös kopioida yksitellen lisäämällä rastin kohtaan Erittele paketit tai Erittele tehtävät. Tällöin aukeaa luettelo huoltopaketeista ja/tai huoltotehtävistä, josta voi valita haluamansa lisäämällä rastin niiden edessä olevaan ruutuun. Huoltotehtävän mukana kopioituu aina paketti, johon se kuuluu. Huoltotehtäviä kopioitaessa voi myös valita vuoden, josta alkaen tehtäviä kopioidaan.
