7. Vikailmoitukset

Vikailmoitukset -osiossa tehdään, vastaanotetaan, välitetään ja kuitataan vikailmoituksia. Ilmoituksia voi myös kommentoida ja niihin voi lisätä liitetiedostoja. Järjestelmä tallentaa lokiin kaikki vikailmoituksen tapahtumat, jolloin esim. vasteaikoja voidaan raportoida.

Vikailmoituksen tila toimii liikennevalologiikalla: punainen tarkoittaa että vastuuhenkilö ei ole vielä lukenut ilmoitusta; keltainen tarkoittaa että vastuuhenkilö on lukenut vikailmoituksen ja vihreä tarkoittaa että ilmoitus on kuitattu korjatuksi. Nuoli puolestaan tarkoittaa että ilmoitus on välitetty ohjelman kautta järjestelmän ulkopuoliselle huoltajalle sähköpostilla. Nuolen väristä voi päätellä, onko huoltaja lukenut viestin.

7.1. Toiminnot ja suodatukset

7.1.1 Toiminnot

  • Yksittäistä vikailmoitusta voi tarkastella klikkaamalla sen otsikkoriviä. Pitämällä hiiren osoitinta vikailmoituksen otsikkorivin yllä näkyy koko vikakuvaus. Kaikkiin näkymän vikailmoituksiin saa koko kuvauksen näkyviin laittamalla rastin kohtaan Näytä kokonaan. Painamalla -nappia voi kopioida aiemmin tehdyn vikailmoituksen uuden pohjaksi.
  • Näkymän voi tulostaa klikkaamalla Tulosta -painiketta. Vikailmoitukset voi myös tallentaa yksitellen pdf -muotoon klikkaamalla pdf-painiketta.
  • Ilmoituksia voi lajitella kiinteistön sekä luonti- tai muutospäivämäärän mukaan kyseisiä otsikoita klikkaamalla.
  • Ilmoituksia voi siirtää arkistoon merkitsemällä rastin niiden edessä olevaan ruutuun ja painamalla otsikkorivillä olevaa Arkistoi -nappia. Klikkaamalla monivalintapainiketta, voidaan valita kerralla kaikki arkistoitavissa olevat ilmoitukset. Arkistoon voi siirtää vain ilmoituksia, joiden tila on korjattu. Vikailmoituksia voi siirtää arkistoon vain käyttäjä, jolla on hallintaoikeudet. Arkistoituja vikailmoituksia ei huomioida suodatusvalinnoissa, joten esim. vanhan huoltoliikkeen saa pois valikoista arkistoimalla kaikki kyseisen huoltoliikkeen vikailmoitukset. Arkistossa olevia ilmoituksia voi tarkastella rastimalla kohta Näytä arkistoidut vikailmoitukset. Myös arkistosta voi poistaa ilmoituksia, kuten edellä on kuvattu, mutta tällöin ne poistetaan lopullisesti. Vikahistorian säilyttämiseksi on suositeltavaa poistaa ainoastaan virheellisiä tai kokeellisia ilmoituksia. Arkistoidun vikailmoituksen voi palauttaa aktiiviseksi klikkaamalla -nappia.
  • Vikailmoituksiin voi lisätä liitetiedostoja kuten kuvia tai pöytäkirjoja painamalla klemmarikuvaketta ilmoituksen otsikon edessä. Liitetiedoston voi avata otsikon jälkeen näkyvästä klemmarista.
  • Avaimen kuva tarkoittaa että yleisavaimen käyttö on sallittu.
  • Puhelimen kuva tarkoittaa että yhteydenottoa on pyydetty puhelimitse
  • kirjekuori tarkoittaa että yhteydenottoa on pyydetty sähköpostitse.
  • Luettelossa näkyy lisäksi ilmoitus- ja muokkauspäivämäärä.
  • Vikailmoituksille voi lisätä kommentteja (esim. huolto tilattu). Kommentin merkkinä on puhekupla.
  • Vikailmoituksista voidaan lähettää muistutuksia vikailmoitusten vastuuhenkilöille. Muistutus voidaan lähettää yksittäiselle ilmoitukselle, tai kerralla joko lukemattomille tai kuittaamattomille, tai kaikille avoimille.

7.1.2 Suodatukset

Ilmoituksia voi suodattaa seuraavien suodatusten mukaisesti:

  • Vikailmoituksen vastuuhenkilö, huoltaja ja ilmoituksen jättäjä
    • Vastuuhenkilö on vikailmoituksen vastaanottajaksi merkitty käyttäjä, jolla on vastuuhenkilöoikeudet.
    • Huoltaja on käyttäjä, jolle vikailmoitus on välitetty. Mikäli huoltajalla ei entuudestaan ole käyttöoikeuksia ohjelmaan, luodaan ne automaattisesti vikailmoituksen välittämisen yhteydessä. Tällöin huoltaja saa lukuoikeuden Tervetuloa taloon ja Julkiset asiakirjat osioihin sekä kirjoitusoikeuden vain niihin vikailmoituksiin, jotka käyttäjälle on välitetty (vain omat). Huoltajat niputetaan sähköpostiosoitteen päätteen mukaan, jolloin saman yrityksen tai yhteisön huoltajat näkyvät peräkkäin.
    • Ilmoituksen jättäjä on vikailmoituksen kirjannut käyttäjä. Ulkoiselta vikailmoituslomakkeelta tehdyt vikailmoitukset niputetaan Ulkoinen käyttäjä -nimikkeen alle. Ulkoisen käyttäjän nimeä voi hakea hakutoiminnon avulla. Hakutoiminto hakee myös vikakuvaus ja tila -kentistä sekä kommenteista.
  • vian vakavuus
  • kiinteistöryhmä
  • huoltopiiri
    • Kiinteistöryhmä- ja huoltopiirivalikot toimivat kuten kiinteistön valinta -kohdassa.
  • vikatyyppi
    • Vikatyyppi on ilmoituksen tyyppiä kuvaava nimike, joka on organisaation vapaasti asetettavissa Organisaatioasetusten kautta. Vikatyypin avulla voi esimerkiksi merkitä takuuasioihin liittyviä vikoja, vuosikorjaustyölistalle kerättäviä vikoja, palautteita tms.
  • järjestelmä
    • Järjestelmä kuvaa rakennusosaa, johon vika kohdistuu. Valikossa on oletuksena Talo 2000 -nimikkeistön mukaiset päätason nimikkeet, mutta nimikkeet voi tarvittaessa asettaa organisaatiokohtaisesti. Lisätietoja osoitteesta tuki@haahtela.fi.
  • Näytettäviä ilmoituksia voi suodattaa vikailmoituksen tilan mukaan lisäämällä rasteja valintaruutuihin.
    • Valintaruutujen alapuolella oleva luku kertoo ilmoitusten kokonaismäärän. Luku on aina nolla kun valintaruutu on rastimatta.
  • Käytettävissä on myös hakutoiminto.

Pääikkunassa näkyy vikailmoituksen tilan lisäksi onko ilmoitus sisäinen, ulkoinen, välitetty ulkoisesta järjestelmästä tai Kiinteistötiedosta automaattisesti generoitu kulutusseurannan hälytys (lisätietoja Kiinteistötiedon käyttöohjeesta). Sisäinen vikailmoitus on tehty Haahtela RES -järjestelmään kirjautuneena kun taas ulkoinen vikailmoitus on tehty julkiselta vikailmoituskaavakkeelta, joka voi olla esim. organisaation Internet- tai intranetsivuilla. Lisätietoja julkisen lomakkeen käyttöönotosta osoitteesta tuki@haahtela.fi Julkisia lomakkeita hallitaan Organisaatioasetusten kautta.

Mikäli vikailmoituksia tarkastellaan pääkohteen (kiinteistöjen ylätaso) ollessa valittuna, näkyvät kaikkien kohteiden vikailmoitukset (käyttöoikeuksien mukaan). Mikäli haluaa tarkastella vain pääkohteen vikailmoituksia, tulee rastia kohta Näytä vain pääkohteen vikailmoitukset.

Vikailmoitusten käsittelynäkymässä voidaan suodattaa esiin käyttäjän omat vikailmoitukset, rastimalla kohta Näytä vain omat vikailmoitukset. Omiksi tulkitaan ilmoitukset, joissa kirjautunut käyttäjä on ilmoittajana, vastuuhenkilönä taikka huoltajana. Mikäli kirjautuneella käyttäjällä on vain omat ‐käyttöoikeus vikailmoitusosioon, on kyseinen kohta aina rastittuna ja harmaana.

7.2. Vikailmoituksen lisääminen

Uusi vikailmoitus tehdään painamalla Uusi vikailmoitus -nappia, jolloin aukeavaan näkymään annetaan pyydetyt tiedot ja klikataan Tallenna -nappia. Käyttäjä, jolla ei ole kirjoitusoikeutta vikailmoitukset -osioon, ohjataan uutta vikailmoitusta tehdessä julkiselle vikailmoitussivulle, jolloin valinnat ovat suppeampia.

Vastuuhenkilö saa aina ilmoituksen sähköpostitse uudesta vikailmoituksesta. Myös silloin kun vastuuhenkilö vaihdetaan, saa uusi vastuuhenkilö sähköposti-ilmoituksen. Ulkoiset, eli julkiselta vikailmoitussivulta saapuneet vikailmoitukset, ohjataan aina tietylle organisaatio- tai kiinteistökohtaiselle vastuuhenkilölle, joka ohjaa tarvittaessa vikailmoitukset eteenpäin. Näitä asetuksia hallitaan Organisaatioasetukset -kohdassa.

7.3. Vikailmoitusten hallinta

Vikailmoituksia voi tarkastella ja vastuuhenkilö voi hallita vikailmoituksia klikkaamalla vikailmoituksen otsikkoa. Aukeavaan näkymään tehdään halutut muutokset ja klikataan Tallenna -nappia. Mikäli tehtyihin muutoksiin ollaan tyytymättömiä tai muutoksia ei haluta tehdä, klikataan -nappia.

Vikailmoituksen kohdetta (kiinteistöä) voi tarvittaessa vaihtaa; esimerkiksi ulkoiset vikailmoitukset voidaan osoittaa pääkohteelle (kiinteistöjen ylätaso), minkä jälkeen vastuuhenkilö osoittaa ne oikeille kiinteistöille. Vikailmoituksen tila ja vastuuhenkilö ovat myös muokattavissa. Vikailmoituksen tila muuttuu automaattisesti vastaanotetuksi kun vastuuhenkilö lukee sen ensimmäistä kertaa. Lisäksi vikailmoituksen tila muuttuu automaattisesti välitetyksi kun se välitetään huoltajalle ohjelman kautta. Välitetty -nuolen väri myös muuttuu kun huoltaja lukee vikailmoituksen.

Julkiselta lomakkeelta tulleen vikailmoituksen ilmoittajan sähköpostiosoitetta voi muokata avaamalla vikailmoituksen muokkaustilaan. Tällöin voidaan täydentää puuttuva sähköpostiosoite tai korjata kirvoitusvirhe, jotta järjestelmän lähettämät ilmoitukset saadaan menemään perille.

Vikailmoitusta voi kommentoida ja vikailmoituksen voi välittää huoltoliikkeelle sähköpostilla. Sähköpostiosoite, johon vikailmoitus välitetään, voidaan hakea osapuolirekisteristä, klikkaamalla >>Hae osapuolirekisteristä. Mikäli sähköpostiosoitetta, johon vikailmoitus välitetään, ei löydy osapuolirekisteristä, lisätään se automaattisesti osapuolirekisterin kohtaan Vikailmoituksiin lisätyt huoltoliikkeet. Mikäli sähköpostiosoite -kenttään alkaa kirjoittaa osoitetta, hakee järjestelmä alapuolelle listaan osapuolirekisterin osoitteita. Esim. sähköpostipäätteen avulla (@haahtela.fi) voi hakea tietyn osapuolen yhteyshenkilöitä. Järjestelmä tarkistaa sähköpostiosoitteen muodollisen oikeellisuuden.

Vikailmoitusosiossa on tekstiviestitoiminto, jonka voi ottaa käyttöön organisaatiokohtaisesti. Käyttöönotosta tulee sopia Haahtela -yhtiöiden kanssa. Toiminto tulee näkyviin kohtaan, jossa vikailmoitus välitetään. Vikailmoituksen voi tällöin välittää pelkästään tekstiviestinä, pelkästään sähköpostilla tai sekä että. Sähköpostiosoite lisätään automaattisesti jos numeroa vastaava osoite löytyy osapuoli- tai käyttäjärekisteristä. Tällöin saadaan kiinni huoltajan lukukuittaus jos ja kun huoltaja kirjautuu järjestelmään ja lukee ilmoituksen. Lisäksi sekä oletusvastuuhenkilöille että kiinteistökohtaisille vastuuhenkilöille tulevat ilmoitukset, koskien julkisilta lomakkeilta tulevia vikailmoituksista, voi vastaanottaa myös tekstiviestinä. Tekstiviestitoiminnon käyttöönotosta saa lisätietoa osoitteesta tuki@haahtela.fi.

Vikailmoituksissa voi myös määrittää käyttöoikeudeksi luku- ja kirjoitusoikeuden vain omiin vikailmoituksiin (vain omat). Täten voidaan esimerkiksi huoltajalle sallia pääsy vain sellaisiin vikailmoituksiin, jotka on välitetty nimenomaan kyseiselle huoltajalle.

Jo käsitellyn vikailmoituksen tietoja voidaan tarkastella ja muokata kuten uuttakin vikailmoitusta. Mikäli välitetty tai korjattu vikailmoitus halutaan välittää uudelleen, on sen tila ensin muutettava takaisin vastaanotetuksi. Vikailmoituksen aiemmat kommentit ja automaattiset lokimerkinnät (esim. milloin ilmoitus on luettu tai välitetty) säilyvät ketjuna vikailmoituksen yhteydessä.

7.4. Kuitattava kommentti

Vikailmoituksen kommentille vaaditaan kuittaus kommentin kirjoittamisen yhteydessä rastimalla kommenttiruudun alapuolelta kohta: Tämä kommentti vaatii vastuuhenkilön kuittauksen. Kommenttia vaaditaan oletusarvoisesti vikailmoituksen senhetkiseltä vastuuhenkilöltä. Mikäli kuittaus halutaan eri vastuuhenkilöltä, valitaan vastuuhenkilö kohdasta >> Valitse vaihtoehtoinen vastuuhenkilö. Tallennettaessa kommentti, lähetetään valitulle vastuuhenkilölle sähköpostiviesti, josta ilmenee mistä asiasta kuittaus vaaditaan sekä alkuperäisen vikailmoituksen tiedot.

Kuittausta vaativan kommentin viereen tulee punainen puhekupla sekä tieto siitä keneltä kuittausta vaaditaan. Kuittausnappulat (hyväksy/hylkää) näkyvät valitulla vastuuhenkilöllä sekä käyttäjillä joilla on hallintaoikeus. Punainen puhekupla näkyy myös vikailmoituksen pääkäsittelynäkymässä kyseisen vikailmoituksen kohdalla. Lisäksi käsittelynäkymässä voidaan suodattaa näkyviin vain ilmoitukset, joilla on kuittaamattomia kommentteja. Etusivulla näytetään myös kuittaamattomien kommenttien lukumäärä kirjautumisen yhteydessä.

Kun vastuuhenkilö kuittaa kommentin, lähetetään kuittauksen pyytäjälle sähköpostiviesti, josta ilmenee onko asia hyväksytty vai hylätty mahdollisine saatteineen sekä alkuperäisen vikailmoituksen tiedot. Mikäli käyttäjä jolla on hallintaoikeus kuittaa kommentin alkuperäisen vastuuhenkilön puolesta, lähetetään myös alkuperäiselle vastuuhenkilölle kyseinen sähköpostiviesti. Kommentin viereen jää myös merkintä kuittauksesta, kuittausajankohdasta ja kuittaajasta.

7.5. Vikailmoitusten välitys ulkoiseen järjestelmään

Haahtela RES -järjestelmän vikailmoitusosio on mahdollista kytkeä ulkoiseen järjestelmään integraatiorajapinnan avulla. Tällöin vikailmoituksia voidaan siirtää esim. palveluntuottajan järjestelmään tai järjestelmästä. Vikailmoituksia voidaan välittää manuaalisesti erillisen painikkeen avulla taikka automaattisesti kytkemällä vastuuhenkilöitä ulkoiseen järjestelmään, jolloin heille tehdyt ilmoitukset välittyvät suoraan ulkoiseen järjestelmään eikä sähköposti‐ilmoitusta lähetetä. Esimerkiksi palveluntuottajan asiakaspalvelutunnus voidaan kytkeä järjestelmään, jolloin vältytään kaksinkertaisilta kirjauksilta. Kytkentä tapahtuu ilmoittamalla kytkettävät vastuuhenkilöt osoitteeseen tuki@haahtela.fi, josta voi myös kysyä lisätietoja integraatiorajapintaan liittyen.