5. Osapuolirekisteri

Osapuolirekisterin avulla hallitaan ylläpitoon liittyvien osapuolten tietoja, joita hyödynnetään järjestelmän muissa osioissa. Osapuolirekisteri saattaa organisaatiosta riippuen näkyä valikossa vain silloin kun valittuna on pääkohde (kiinteistöjen ylätaso). Osapuolella tarkoitetaan yritystä, yhteisöö tai toimintayksikköä. Tarvittaessa voit hakea yritysten tietoja yrityshakupalvelusta. Linkki tähän löytyy osapuolirekisteristä.

Rekisterin osapuolia voi liittää kiinteistöille, jolloin esimerkiksi eri kiinteistöjen huollosta vastaavien yhteystiedot ovat helposti saatavilla ja päivitettävissä yhdestä paikasta. Lisäksi vikailmoituksia välitettäessä voidaan hakea sähköpostiosoite osapuolirekisteristä. Osapuolirekisteristä voi myös hakea tekijöitä huoltotöille. Osapuolia voi lajitella ja suodattaa ryhmän ja toimialan mukaan. Osapuolirekisterissä on myös hakutoiminto, joka etsii haettua merkkijonoa ryhmän nimestä, toimialan nimestä, osapuolen nimestä, osapuolen osoitteesta sekä osapuolen yhteyshenkilöiden nimistä.

Osapuolirekisterin ryhmässä "Vikailmoituksiin lisätyt huoltoliikkeet" näkyvät osapuolet, joille on välitetty sähköpostilla vikailmoituksia, mutta joiden sähköpostiosoitetta ei vielä löydy osapuolirekisteristä. Täydentämällä näiden osapuolien tietoja, saa osapuolirekisterin täydentymään helposti. Suodatusehtojen alapuolelta voi valita näytetäänkö osapuolet ryhmittäin vai luettelona aakkosjärjestyksessä. Ryhmittäin näytettynä sama osapuoli voi näkyä monta kertaa, mikäli se kuuluu useaan ryhmään/toimialaan.

Osapuolirekisteri voidaan tulostaa Excel-tauluun painamalla Excel-kuvaketta. Tästä taulukosta voidaan tarkastaa eri kiinteistöjen osapuolikytkökset.

5.1. Tietojen lisääminen¶

Osapuolen voi lisätä klikkaamalla painiketta Lisää osapuoli, jolloin aukeavaan näkymään annetaan pyydetyt tiedot ja klikataan Tallenna -nappia. Osapuoli voidaan liittää tallennuksen jälkeen suoraan Osapuolen tiedot -ikkunasta halutuille kiinteistöille.

Lisätyt osapuolet näkyvät luettelossa otsikon Ryhmittelemättömät osapuolet alla, josta ne voidaan liittää haluttuun ryhmään/toimialaan.

Ryhmän voi lisätä klikkaamalla painiketta Lisää ryhmä, jolloin aukeavaan näkymään annetaan pyydetyt tiedot ja klikataan Tallenna -nappia.

5.2. Tietojen muokkaaminen¶

Luettelossa näkyvän osapuolen tiedot saa auki klikkaamalla osapuolen nimeä. Aukeavassa ikkunassa voidaan tarkastella ja muokata osapuolen tietoja sekä yhteyshenkilöitä.

• Osapuolen tietoja voi muokata klikkaamalla Muokkaa -nappia. Tämän jälkeen tehdään halutut muutokset ja klikataan Tallenna -nappia.
• Osapuolen poistaminen tapahtuu Poista -nappia painamalla (näkyy vain muokkaustilassa).
• Uusi yhteyshenkilö lisätään klikkaamalla Lisää yhteyshenkilö -nappia, jolloin aukeavaan näkymään annetaan pyydetyt tiedot ja klikataan Tallenna -nappia.
• Aiemmin lisätyn yhteyshenkilön tietoja voi muokata klikkaamalla yhteyshenkilön nimeä, jolloin aukeavaan näkymään annetaan pyydetyt tiedot ja klikataan Tallenna -nappia.
• Yhteyshenkilön voi poistaa klikkaamalla halutun yhteyshenkilön nimen edessä olevaa poistopainiketta.

5.3. Osapuolten liittäminen ryhmiin ja toimialoihin¶

Ryhmän edessä olevaa lisäyspainiketta painamalla lisätään ryhmään osapuolia/toimialoja. Aukeavassa näkymässä valitaan lisättävät osapuolet lisäämällä rasti ruutuun. Lisäksi voidaan valita toimiala, jonka alle osapuolet liitetään tai antaa uusi toimiala, minkä jälkeen painetaan Tallenna -nappia. Ryhmään/toimialaan jo kuuluvat osapuolet näkyvät punaisina. Päänäkymässä osapuolen tai ryhmän edessä olevaa poistopainiketta painamalla poistetaan osapuoli ryhmästä/toimialasta tai poistetaan ryhmä kokonaan. Toimiala poistuu, mikäli siihen ei kuulu ensimmäistäkään osapuolta.

5.4. Osapuolten liittäminen kiinteistölle osapuolirekisteristä¶

Osapuoli voidaan liittää kiinteistöille myös osapuolirekisterin kautta. Tällöin valitaan osapuolirekisteristä haluttu osapuoli ja Osapuolen tiedot -näkymästä valitaan Liitä osapuoli kiinteistöihin. Aukeavassa ikkunassa voidaan valita halutaanko liittää yritys vai osapuolen tietoihin tallennettu yksittäinen yhteyshenkilö kiinteistön osapuoleksi.

Aukeavaa kohdelistaa voidaan rajata valitsemalla eri suodattimia, kuten huoltopiiri. Osapuolelle voidaan asettaa rooliksi kaikille sama kirjoittamalla rooli sille varattuun kenttään tai rooli voidaan asettaa jokaiselle kohteelle erikseen. Mikäli osapuoli halutaan kytkeä oletusrooliin, tulee haluttu oletusrooli valita kyseiseltä alasvetolistalta.

Osapuolen liitoksia pääsee tarkastelemaan Osapuolen tiedot -näkymän Näytä osapuolen liitokset valintaa klikkaamalla.